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Supervisione della gestione

  • Una delle azioni più importanti che si possono compiere è far comprendere ai dipendenti e ai sottodistributori che ci si aspetta da loro una condotta improntata all'integrità. Durante le riunioni di lavoro o la discussione di strategie concorrenziali, è necessario ribadire sempre l'importanza di una condotta improntata all'integrità.
  • È indispensabile affrontare eventuali problemi o segnalazioni di situazioni non ottimali. Ciò comporta, con ogni probabilità, il colloquio con persone e l'esame di documenti.  L'azione di monitoraggio non deve essere per forza molto estesa, ma deve costituire un tentativo in buona fede di appurare i fatti e giungere a una conclusione ragionevole.  L'azione di monitoraggio deve essere documentata da almeno un memorandum contenente le seguenti informazioni: data della segnalazione, descrizione del problema, nome del segnalatore (se non anonimo), nome del soggetto inquirente, persone intervistate e riepilogo dei colloqui, documenti esaminati, conclusione (conferma o smentita). In caso di conferma, è necessario indicare anche l'azione intrapresa, ad esempio la misura disciplinare comminata (richiamo scritto, risoluzione del rapporto di lavoro, sospensione delle gratifiche), ripetizione della formazione seguita, modifiche alle politiche o alle procedure (controlli aggiuntivi) e/o azioni di monitoraggio e controllo aggiuntive.
  • Potrebbe essere utile designare presso la sede principale un referente in materia di conformità responsabile della formazione e di assicurare il monitoraggio dei problemi segnalati o individuati.
  • È importante monitorare l'aderenza alle disposizioni contenute nei propri programmi di conformità. Per assicurare l'esecuzione dei controlli posti in essere, è sufficiente eseguire queste cinque semplici mosse.
  • Elenco di Elementi di allarme in materia di posizioni debitorie: consegnare questo riferimento al personale addetto della gestione delle posizioni debitorie